يشهد العصر الحالى تطورات تكنولوجية سريعة، مما جعل المؤسسات تواجه العديد من التحديات والصعوبات فى كيفية مواكبتها وطريقة التكيف معها، مما أوجب عليها ضرورة الاستعانة بتكنولوجيا المعلومات والإتصالات، وذلك من خلال استخدام أساليب إدارية فعالة تتميز فى ظل التغيرات الديناميكية بالقدرة والتطور الدائم من أجل أن تتمكن هذه المؤسسات من مواكبة التغيرات البيئية وصولاً إلى مستويات أفضل.
إن تكنولوجيا المعلومات والاتصالات تُعد إحدى الركائز الهامة فى الإدارة الحديثة، مما نتج عنه العديد من المصطلحات الجديدة ومنها الإدارة الإلكترونية، وهى عبارة عن منهج حديث يحل محل الإدارة التقليدية، حيث تتعدى الإدارة الإلكترونية مفهوم الأتمتة الخاصة فى إدارة الأعمال داخل المؤسسة إلى مفهوم يحقق تكامل البيانات والمعلومات بين مجموعة الإدارات واستخدام تلك البيانات والمعلومات فى توجيه سياسة وإجراءات أعمال المؤسسة نحو تحقيق أهدافها وتوفير المرونة اللازمة للاستجابة للتغيرات المستمرة.
مفهوم الإدارة الإلكترونية E-management
يُقصد بالإدارة الإلكترونية بأنها العملية الإدارية القائمة على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات فى جميع العمليات الإدارية الخاصة بالمؤسسات بهدف تحسين العملية الإنتاجية وزيادة كفاءة وفعالية الأداء بالمؤسسة.
خصائص الإدارة الإلكترونية
توجد العديد من الخصائص للإدارة الإلكترونية ومنها:
- استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات فى أداء الأعمال وتقديم الخدمات.
- الشفافية والوضوح فى كيفية الحصول على الخدمات من المؤسسة.
- تأكيد رفع الكفاءة فى الأداء، وتحقيق فاعلية فى التعامل.
- القضاء على الهرمية والبيروقراطية فى التنظيم.
- تبسيط إجراءات العمل ووضوحها .
- الإستجابة السريعة لمتطلبات العملاء.
- تجاوز الحدود الزمنية والمكانية التى تقيد حركات التعاملات.
- المشاركة فى رسم سياسة المؤسسة من خلال التغذية العكسية.
- وصول الخدمات الى المتعاملين مع ضمان سرية المعلومات.
- إتاحة الخيارات المتعددة للمتعاملين فى نوعية الخدمة المطلوبة وفقاً لرغباتهم.
- تنمية مهارات وقدرات العاملين التقنية.
- توضيح الاختصاصات والمسؤوليات للعاملين فى ظل الإدارة الإلكترونية.
- استمرار الاتصال الفعال بين العاملين والمستويات الإدارية.
- تحسين الكفاءة الإقتصادية للمؤسسات.
- تعاظم القوة الإنتاجية المضافة التى تحدثها الوسائل الإلكترونية، والرقمية فى المجالات الخدمية والمجالات الإنتاجية المختلفة.
الإدارة الإلكترونية والإدارة عن بعد
الإدارة عن بُعد هى عملية السماح للعاملين بالعمل خارج المؤسسة أى عن بُعد، أى أنها تُتيح لهؤلاء العاملين فرصة مزاولة الأعمال الخاصة بالمؤسسة من خارجها، بحيث تنقسم الإدارة عن بُعد الى:
- إدارة عن بُعد تقليدية وهى لها نوعان:
- إنتاجية :أى أن عملية الإنتاج خارج المؤسسة.
- خدمية: وهى تتعلق بالوظائف الخدمية المختلفة، والتى يقوم العاملين بها عادة خارج المؤسسة مثل مندوب المبيعات.
- إدارة عن بُعد إلكترونية : وهى التى تعتمد على الأجهزة والوسائل التكنولوجية الحديثة، للقيام بها.
أهداف الإدارة الإلكترونية
تهدف الإدارة الإلكترونية إلى تحقيق مجموعة التحسينات، وتطوير كل وظائف المؤسسة من خلال دمج تكنولوجيا المعلومات والاتصالات على مستوى الإدارة، ومن هذه الأهداف:
- تطوير الإدارة بشكل عام من خلال استخدام التكنولوجيا الحديثة
- القضاء على تعقيدات العمل اليومية
- توفير البيانات والمعلومات لأصحاب القرار بالسرعة والوقت المناسب
- تحسين الإقتصاد، وجذب الاستثمار من خلال الآليات المتطورة
- تقليل تكاليف التشغيل من خلال خفض كميات الملفات والأوراق
- شفافية المعلومات وعرضها أمام العملاء والعاملين
متطلبات الإدارة الإلكترونية
أولاً: متطلبات إدارية وتنظيمية
توجد العديد من المتطلبات والمستلزمات الإدارية التى ينبغى على الإدارة أن تقوم بها بكافة مستوياتها من أجل توفير الأطر الإدارية التنظيمية لتطبيق الإدارة الإلكترونية، والمتمثلة فيما يلى:
- وضع استراتيجيات وخطط التأسيس
- القيادة والدعم الإدارى
- التعليم والتوعية والتثقيف
- الهيكل التنظيمى
ثانياً: المتطلبات المالية
ان توافر مستوى مناسب من التمويل بحيث يمكن التمويل من إجراء صيانة دورية وتدريب الكوادر والإداريين والحفاظ على مستوى عال من تقديم الخدمات ومواكبة التطورات .
ثالثاً: المتطلبات البشرية
يُعد العنصر البشرى من أهم الموارد التى يمكن استثمارها لتحقيق النجاح فى أى مؤسسة، ويُعد العنصر البشرى محور هام فى تطبيق الإدارة الإلكترونية، وعليه فان الادارة الإلكترونية تتطلب توافر أرقى الكوادر والكفاءات الرقمية من محللين ومبرمجين ومديرين تنفيذين وغيرهم، ومن أهم الوظائف المتعلقة بالمستلزمات البشرية التى تدير التقنية الإلكترونية الإدارية :
- مدير النظام
- مسؤول البيانات
- مسئول قاعدة البيانات
- مسئول استرجاع المعلومات
- محلل ومصمم النظام
- فريق المبرمجين
- مدخلو البيانات
- المتخصصون فى تشغيل الأجهزة وصيانتها
رابعاً: المتطلبات الفنية
تعبر هذه المتطلبات عن البنية التحتية للإدارة الإلكترونية، وهى القاعدة الأساسية التى تُبنى عليها الإدارة الإلكترونية، وتشمل تطوير وتحسين شبكة الإتصالات بحيث تكون متكاملة وجاهزة للاستخدام واستيعاب الكم الهائل من الإتصالات فى آن واحد لكى تحقق الهدف من استخدام شبكة الانترنت بالإضافة الى توفير التكنولوجيا الرقمية المناسبة من حواسيب وأنظمة وقواعد بيانات وبرمجيات، وتوفير كل ذلك للإستخدام الفردى أو المؤسسى على أوسع نطاق ممكن.
خامساً:متطلبات التقنية
ان التقنية الإلكترونية تلعب دور هام فى تطبيق الإداارة الإلكترونية وخاصة فى قطاع الخدمات، فلا تقوم الإدارة الإلكترونية دون الأدوات التقنية الإلكترونية فهى الوسيلة والأداة فى يد الإدارة لتنفيذ أدوارها فى التحويل الإلكترونى لعملية الإدارة، والمتطلبات التقنية تتمثل فى:
- المكونات المادية للحاسوب
- البرمجيات
- الشبكة الإلكترونية
- الأنظمة الداعمة
أساليب تطبيق الإدارة الإلكترونية
من أهم الأساليب والتطبيقات للإدارة الإلكترونية:
- برمجيات إدارة موارد المؤسسة ERP
- إدارة سلسلة التوريد
- إدارة العلاقة مع العملاء
معوقات تطبيق الإدارة الإلكترونية
توجد بعض التحديات التى تعوق تطبيق الإدارة الإلكترونية ومنها:
- ضعف البنية التحتية الأساسية فى مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات
- عدم جاهزية المؤسسات من ناحية أمن المعلومات
- تفاقم الفجوة الرقمية
- قصور التشريعات القانونية فى معالجة بعض الأمور المتعلقة بمستجدات البيئة الإلكترونية المتغيرة باستمرار
- ضعف الوعى الثقافى بتكنولوجيا المعلومات والاتصالات عند الأفراد والعاملين بالمؤسسات
- مقاومة العاملين لثقافة التغيير
- محدودية المخصصات المالية النتعلقة بتكوين العاملين فى مجال الإدارة الإلكترونية
أشكال الإدارة الإلكترونية
- الحكومة الإلكترونية
- الأعمال الإلكترونية
- التجارة الإلكترونية
- الصحة الإلكترونية
- التعليم الإلكترونى
- النشر الإلكترونى
وظائف الإدارة الإلكترونية
- التخطيط الإلكترونى
- التنظيم الإلكترونى
- التوجيه الإلكترونى
- الرقابة الإلكترونية
الخاتمة
لقد أدى التطور التكنولوجى الى التطور فى مختلف المجالات، وأصبحت مختلف المؤسسات تحرص على مواكبة التطور التكنولوجى من خلال توفير متطلبات تطبيق الإدارة الإلكترونية، لذلك فمن الضرورى من توفير كل من الإمكانيات المادية والتى تتمثل فى البنية الشبكية، بالإضافة الى البرمجيات المتخصصة والمتطورة، كما توجد حاجة الى إمكانيات بشرية تمتلك المهارات اللازمة لاستخدام التقنيات الحديثة، بالإضافة الى كل من الإمكانيات المالية والإدارية والقانونية التى تعمل على تأمين استمرار خدمات بأفضل شكل ممكن للاستخدام الأمثل للوقت والجهد والمال.ان الإدارة الإلكترونية نظام متكامل من المكونات التقنية والمالية والتشريعية والبشرية والتنظيمية وغيرها.
المراجع
- https://core.ac.uk/download/pdf/6552424.pdf
- https://ideas.repec.org/a/eco/journ3/2018-03-6.html
- https://pdfs.semanticscholar.org/5dd7/db2a47305454aed98585f1ee6976065be297.pdf
- http://hrmars.com/hrmars_papers/Article_34_Reality_of_Use_of_Electronic_Management.pdf
