ازداد الاهتمام بشكل ملحوظ خلال السنوات الأخيرة بإستخدام الحاسوب في المجالات المختلفة ومنها الأنشطة الادارية وأصبح العاملين في مختلف القطاعات يستخدمون الحاسوب بشكل يومي وفي كافة المجالات في الأنشطة الروتينية التقليدية والانشطة الأخرى غير الروتينية، لذا أصبح من الضرورى ان تعمل الأجهزة الرقابية على ممارسات الأنشطة الرقابية من خلال اعتماد البرامج الحاسوبية الرقابية وان يكون الرقباء والمفتشيين مؤهلين لممارسة الرقابة الالكترونية.
تهدف هذه المقالة إلى توضيح دور تطبيقات تكنلوجيا المعلومات في نجاح عمليات التطوير الإداري للاجهزة الرقابية من خلال الرقابة الإلكترونية.
مفهوم الرقابة الإلكترونية
تعني الرقابة الالكترونية اعتماد النظام الرقابي على استخدام الحاسوب في ممارسة العملية الرقابية وفق برامج حاسوبية تعد خصيصا لهذا الغرض بما يحقق الاقتصاد في الجهد والوقت والتكلفة في الوصول الى النتائج المطلوبة بأقل ما يمكن من المخاطر وبدقة اكبر.
هناك نظامان أساسيان لمراقبة العمليات باستخداك الحاسوب هما:
- النظام المركزى
يعمل على تركيز كل القرارات لدى المركز الرئيسى للمؤسسة، حيث يحقق ذلك فرص للنجاح أكبر للنجاح اذا كان المسؤول يرفع تقاريره مباشرة الى القادة المسؤولين عن المؤسسة من الناحيتين التكنولوجية والمتخصصة.
- النظام اللامركزى
تعمل كل وحدة نشاط أو قطاع مع المجموعة التكنولوجية، والمتخصصة بها أو المختلطة.
خصائص الرقابة الإلكترونية
تتسم الرقابة الإلكترونية بالعديد من الخصائص منها:
- القدرة على تحقيق نتائج شاملة وسريعة.
- أكثر قدرة على معرفة المتغيرات الخاصة بالتنفيذ أولاً بأول وفى الوقت الحقيقى، أى تقليص الفجوة الزمنية بين التنفيذ والرقابة عليه.
- العمل عن بُعد، حيث يمكن للمراقب القيام بعمله دون الحضور فى موقع العمل.
- يمكن الاعتماد على البرامج الرقابية فى تحديد الانحرافات وذلك بإعطاء تنبيهات بشكل الكترونى.
متطلبات البنية التحتية لتطبيق الرقابة الإلكترونية
تتمثل فى القدرة على تحقيق التفاعل والدمج بين المكونات المادية والبشرية اللازمة لتطبيق مشروع الرقابة الإلكترونية، ويعتمد ذلك بشكل أساسى على تهيئة المتطلبات التقنية وبرمجيات معالجة البيانات وشبكات الربط الالكترونى وادارة قواعد البيانات وتهيئة وتوفير أنظمة المعلومات الإداريةوبناء الأنظمة الداعمة الأخرى، اضافة الى المستلزمات البشرية من مبرمجين ومحللين ومهندسى نظم وتهيئة فضلاً عن التدريب المستمر للقائمين على عمل هذه الأنظمة.
توجد العديد من المتطلبات التنظيمية والمكونات والمتطلبات التقنية لمنظومة الرقابة الإلكترونية التى تؤثر وتتأثر عند تطبيقها منها:
- المتطلبات التنظيمية
- بناء تنظيمى مناسب
- الثقافة التنظيمية المناسبة
- المستفيدون
- وضوح أهداف المنظمة
- المكونات والمتطلبات التقنية لمنظومة الرقابة الإلكترونية
ان جوهر العمل الإلكترونى يعتمد على ثلاث مكونات أساسية:
- البيئة التقنية
- النخزين
- النقل
- البرامج
تحديات الرقابة الإلكترونية
تتمثل عيوب الرقابة الإلكترونية فيما يلى:
- تفتقر هذه الرقابة للتفاعل الإنسانى، الذى هو أساس التطوير الحقيقى فى الإدارة كتطوير الموظفين أو الأنظمة أو المعايير.
- تجعل الرقابة الإلكترونية الإدارة معرضة للاختراق وامكانية العبث فى قواعد بياناتها المتعلقة بالأموال أو المواد أو المتنافسين.
- ان توسيع الرقابة الإلكترونية إلى عدة أجهزة رقابية أخرى يساعد على إمكانية التسلل إلى قواعد بيانات الإدارة، فالعلاقة طردية كلما زادت الجهات القائمة بالرقابة الإلكترونية كلما زادت فرصة الإطلاع على قواعد بيانات الإدارة من غير المسموح لهم.
أنواع الرقابة الإلكترونية
تتنوع أنواع الرقابة على أعمال الإدارة ومنها:
- الرقابة الإلكترونية الداخلية
هى الرقابة التى تمارسها الإدارة بنفسها لمراقبة أعمالها والتحقق من مدى مطابقتها للقانون أو ملائمتها للظروف المحيطة.
- الرقابة الإلكترونية الخارجية
هى الرقابة التى تمارسها أجهزة أو هيئات مختصة على أعمال الإدارة، أى أت الرقابة لا تصدر من داخل الإدارة نفسها بل من أجهزة خارجية.
الخاتمة
تُعد الرقابة من الوظائف الإدارية الهامة فهى موجهة للماضى حيث تأتى بعد التخطيط والتنفيذ، وأصبحت أكثر تشاركية بما يضمن تحقيق الأهداف دون هدر فى المواد، وهى عملية من خلالها يتم التأكد من أن كل شئ يسير وفقاً للخطط الموضوعة والتعليمات الصادرة والمبادئ المقررة ومنع حدوث الأخطاء والكشف عن نقاط الضعف والخطأ لتصحيحها ومنع تكرار حدوثها. ان استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ساهم فى بناء المؤسسات الناجحة كما وساعد فى عمليات اتخاذ القرارات ومع دخول عصر الثورة المعلوماتية، أصبح من الضرورى تطبيق الإدارة الإلكترونية، حيث أصبحت الإدارة الإلكترونية ضرورة ملحة من ضرورات العصر كما يجب على الدول التى ترغب فى الوصول الى تحقيق معايير الحكم الرشيد أن تدخل أبواب تكنولوجيا المعلومات لممارسة أنشطتها بشكل عام ولا سيما فى مجال الرقابة للحد من حالات الفساد الإدارى والمالى وتعزيز التوجه نحو النزاهة والشفافية، لذلك تُعد الرقابة الإلكترونية أحد أهم وسائل الإدارة الحديثة فى الرقابة، حيث تعتمد على أدوات تقنية المعلومات وتعمل بالتزامن مع التنفيذ أول بأول وبالوقت الحقيقى.
المراجع
- Rosa, Joao, Teixeira, Cláudio & Sousa Pinto, Joaquim, “Risk factors in e-justice information systems”, Managerial Department of Electronics, Telecommunications and Informatics, University of Aveiro, Aveiro, Portugal, Government Information Quarterly 30 (2013).
- Mundy ,Julia, “Creating dynamic tensions through a balanced use of Management control systems”, University of Greenwich, SE10 9LS, London, United Kingdom, Elsevier journal, Accounting, Organizations and Society 35 (2010).
- Joseph, Stiglitz, “public policy for knowledge economy remarls at the development for trade and industry”, center for economic policy research, (2010).
